Menu pencarian dalam sebuah database excel

Sebetulnya Tips kali ini yang akan saya posting masih tentang membuat menu pencarian dalam sebuah database excel dan ini merupakan kelanjutan atau cara lainnya.

Mungkin dikantor atau ditempat anda bekerja biasanya ada portal yang berkaitan dengan data sesuatu hal dan dalam sebuah menu pencariannya kita biasanya disediakan dalam beberapa pilihan apakah dicari lewat nama atau sebuah nomor.

Di Tips yang akan saya sajikan adalah menu pencarian dengan menggunakan nama atau nomor (id).

Perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar diatas berisi data siswa sebuah kelas yang berisi No urut, Nama, ID Siswa dan nilai mata pelajaran.

Disini kita akan membuat sebuah menu pencarian dalam format excel dengan kriteria pilihan apakah menu pencarian tersebut dengan menggunakan Nama atau ID Siswa, karena dengan begitu kita diberikan keleluasaan dalam mencari suatu data.

Dan dibawah ini anggaplah menu pencarian yang akan kita buat:

Sekarang yang harus kita buat pertama kali adalah sebuah menu Drop Down, jika ingin tahu cara membuat Drop Down atau sebuah list pilihan silakan anda buka dulu disini supaya lebih jelas.

Jika sudah mengerti maka selanjutnya buat list pilihan (Nama atau ID Siswa) seperti gambar dua dan selanjutnya kita fokus dalam pembuatan rumus di tiap tabel seperti gambar kedua.

Rumus yang pertama kali kita buat adalah untuk memunculkan Nama atau ID Siswa yang disesuaikan dengan Nama atau ID Siswa yang dicarinya, dan rumusnya adalah :

=IF(D4=”Nama”,VLOOKUP($E$4,DB!$B$3:$F$12,2,FALSE),
LOOKUP($E$4,DB!$C$3:$C$12,DB!$B$3:$B$12))

Penjelasan :

Jika list yang dipilih adalah Nama, maka ketika kita memasukkan nama siswa maka FUNGSI VLOOKUP yang berjalan, tapi ketika kita memilih ID Siswa maka FUNGSI LOOKUP lah yang berfungsi

Sekarang kita akan membuat rumus Untuk memunculkan Nilai Mata Pelajaran Matematika, dan rumusnya adalah :

=IF(D4=”Nama”,VLOOKUP($E$4,DB!$B$3:$F$12,3,FALSE),
VLOOKUP($E$4,DB!$C$3:$F$12,2,FALSE))

Rumus untuk Nilai Mata Pelajaran Bahasa adalah :

=IF(D4=”Nama”,VLOOKUP($E$4,DB!$B$3:$F$12,4,FALSE),
VLOOKUP($E$4,DB!$C$3:$F$12,3,FALSE))

Rumus untuk Nilai Mata Pelajaran Agama adalah :

=IF(D4=”Nama”,VLOOKUP($E$4,DB!$B$3:$F$12,5,FALSE),
VLOOKUP($E$4,DB!$C$3:$F$12,4,FALSE))

Dan yang terakhir untuk mengetahui berada dimana No urut atas data yang kita cari yaitu :

=IF(D4=”Nama”,LOOKUP($E$4,DB!$B$3:$B$12,DB!$A$3:$A$12),
LOOKUP($E$4,DB!$C$3:$C$12,DB!$A$3:$A$12))

JIka sudah selesai dan benar dengan rumus tersebut maka silakan anda coba memasukan Nama siswa yang ingin dicari dengan mengganti List (Drop Dwon) ke Nama begitupun jika ingin mencari siswa tersebut dengan Nomor ID Siswa maka List (Drop Dwon) kita ubah ke ID Siswa.

Perhatian :

Jika rumus tidak berjalan atau ada pesan error coba anda ubah tanda (,) dengan (;), karena terkadang dibeberapa kejadian ada perbedaan penulisan rumus karena tanda tersebut dan adapula rumus tersebut bisa diketik dengan cara menekan tanda fx, jadi tidak bisa secara langsung di kolom excel…..

Dan buat yang ingin tahu contoh aplikasinya silakan unduh disini dan buat yang ingin membuka proteknya silakan isi angka 5.

Selamat mencoba…

sumber : http://bungaliani.wordpress.com